Tính năng của Autotable
Cấu trúc dữ liệu trong Autotable
Autotable cung cấp khả năng phân cấp thông tin của bạn giúp lưu trữ và quản lý thông tin 1 cách rõ ràng theo 4 cấp độ:
- ➤ Workspace: Workspace là mục lớn nhất trong Autotable,, bao gồm nhiều Thư mục và Bảng dữ liệu. Số lượng Workspace bạn có thể tạo là không giới hạn.
- ➤ Thư mục: Thư mục giúp phân loại thông tin thành những phạm trù rõ ràng trong việc quản lý công việc chi tiết hơn. Bạn có thể tạo nhiều Thư mục trong một Workspace.
- ➤ Bảng: bạn có thể hiểu như đây là 1 bảng dữ liệu gồm nhiều trang tính như trong Google Sheet
- ➤ Trang dữ liệu: Là nơi bạn nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu của Autotable
Không gian làm việc (WorkSpace)
Bạn có thể chia không gian làm việc ra các mục như:
- ➤ Cá nhân: dành cho những plan, công việc cá nhân cần cà quản lý
- ➤ Workspace cho các dự án, sự kiện: sự kiện ra mắt sản phẩm, event kỷ niệm cho công ty/tổ chức
- ➤ Workspace cho phòng ban: mỗi phòng ban sẽ có những nhiệm vụ, số thành viên khác nhau trong công ty. Việc thêm các thành viên vào 1 không gian làm việc để theo dõi, update công việc cũng như tải lên tài liệu chung sẽ tạo ra sự nhất quán, tăng hiệu suất làm việc.
Quản lý Workspace của riêng bạn
Trong WorkSpace, bạn có thể tùy chọn thao tác:
- ➤ Thêm thành viên vào không gian làm việc của bạn bằng email, không giới hạn số thành viên và phân quyền cho những người này
- ➤ Tạo mới nhiều bảng/thư mục theo quy trình công việc của bạn
- ➤ Các thao tác như xóa/sao chép/di chuyển thư mục/bảng/workspace
Cộng tác chung
Khi mới người khác cùng tham gia quản lý, bạn chỉ cần nhập email và phân quyền dành cho người được mời theo:
- ➤ Quyền chủ quản: toàn quyền chỉnh sửa bảng và được mời thêm thành viên
- ➤ Quyền tạo: toàn quyền chỉnh sửa logic, thêm thông tin/ cột trong bảng
- ➤ Quyền sửa: có thể thêm và chỉnh sửa từng dòng, nhưng không có quyền thêm hoặc chỉnh sửa cột trong bảng
- ➤ Bình luận: có thể xem và comment trong từng công việc
- ➤ Chỉ xem: chỉ có thể xem
Template mẫu
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tạo mới các bảng quản lý thì có thể tham khảo các template mẫu mà Autotable cung cấp. Các template ở đây khá đa dạng trong nhiều lĩnh vực như marketing, dự án, nhân sự…
Quản lý bảng
Về cơ bản, bảng trong Autotable sẽ có các tính năng khá tương tự và giao diện như Google Sheet nhưng sẽ được setup thêm nhiều tiện ích phù hợp với tính chất quản lý thông tin, theo dõi công việc hơn. Cụ thể, trong mỗi bảng bạn có thể thao tác:
Thao tác cơ bản
- ➤ Đổi tên
- ➤ Chia sẻ bảng
- ➤ Thêm mới/ xóa trang tính từ trang trắng hoặc import từ excel
- ➤ Xóa bảng /sao lưu bảng
- ➤ Lưu bảng dưới dạng file excel
Giao diện Lịch
Bạn có thể quan sát các công việc của mình dưới dạng giao diện lịch đối với những task mang tính chất đặt nặng về thời gian hoàn thành.
Trong giao diện này bạn có thể điều chỉnh chế độ xem lịch theo ngày, tháng, tuần, 2 tuần, 3 tuần hay thực hiện một số thao tác như:
- ➤ Tạo sự kiện trong lịch: Sự kiện bạn vừa tạo sẽ tự cập nhật và tạo dòng dữ liệu trong bảng chính, tổng hợp tất cả các sự kiện vào cùng một bảng giúp bạn dễ dàng quản lý.
- ➤ Thay đổi thời gian các sự kiện bằng thao tác kéo thả sự kiện
Tính năng bổ sung
Ngoài ra, trong giao diện bảng người dùng có thêm 1 tùy chọn nữa là “tạo thêm giao diện bảng” giúp ích cho việc teamwork. Tạo thêm giao diện Bảng giúp mỗi thành viên có nơi làm việc riêng do mỗi người sẽ có cách sắp xếp và quản lý công việc riêng, nên khi mỗi người tùy chỉnh (Ẩn cột, Nhóm cột, Lọc, Sắp xếp,…) trong Giao diện Bảng của mình sẽ không ảnh hưởng đến bảng gốc.
Tự động hóa
Tính năng này hoạt động trên nguyên tắc “nếu...thì…” bao gồm 2 bộ phận chính là:
- ➤ Trigger: là điều kiện để hành động được thực hiện
- ➤ Action: Là hành động hệ quả khi trigger được thỏa mãn, kích hoạt.
Báo cáo
Các tiện ích trong Dashboard:
- ➤ Tạo biểu đồ báo cáo: bạn có thể tạo 4 dạng biểu đồ bao gồm biểu đồ tròn, biểu đồ cột, biểu đồ vùng và biểu đồ đường. Các biểu đồ này sẽ được liên kết với các trang tính cụ thể trong bảng và người dùng có thể tùy chỉnh các dữ liệu mình muốn xem báo cáo. Số lượng báo cáo được tạo không bị giới hạn
- ➤ Tạo bảng thống kê dữ liệu: giúp người dùng có số liệu cụ thể về đối tượng thông tin cần theo dõi và phân tích:
- ➤ Tạo số liệu tổng hợp
