GapoWork - Không gian làm việc số sẵn sàng cho doanh nghiệp

Hãy cùng tìm hiểu về GapoWork, không gian làm việc số sẵn sàng cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây

Mục Lục

1. GapoWork là gì?

GapoWork là nền tảng (Platform) tạo không gian làm việc số (Digital Workplace) cho doanh nghiệp/tổ chức. Hiểu một cách đơn giản, GapoWork cho phép nhà quản trị xây dựng một môi trường làm việc online với các tính năng giao tiếp và cộng tác cơ bản cho tất cả mọi nhân viên trong một doanh nghiệp. Hoạt động theo mô hình SaaS (Software as a Service) nên chỉ với vài click, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập được một không gian làm việc số cho toàn bộ nhân viên để tương tác với nhau, thiết lập các quy trình giao tiếp, cộng tác, báo cáo tiến độ công việc…

Mô hình vận hành doanh nghiệp trên một nền tảng như Digital Workplace là một xu hướng mới, một lựa chọn mới dành cho các doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi số nội bộ. Với nền tảng này, các quá trình giao tiếp, cộng tác giữa các nhân viên trong tổ chức sẽ được hợp nhất dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều.

Hiện tại GapoWork phát triển hơn 20 tính năng tuỳ cách thức tổ chức giao tiếp và vận hành của mỗi doanh nghiệp, các tính năng nêu trên có thể áp dụng vận hành linh hoạt giúp doanh nghiệp tối ưu các nghiệp vụ cơ bản:

– Giao tiếp, trao đổi công việc

– Giao việc, phối hợp, quản lý tiến độ

– Thúc đẩy hành vi chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và ý tưởng sáng tạo

– Truyền thông nội bộ và tiếp nhận phản hồi

– Lưu trữ và tìm kiếm thông tin, tài nguyên trong tổ chức

– Tự động hóa luồng nghiệp vụ (Workflow process automation)

2. Tích hợp trên 20 tính năng trên cùng 1 nền tảng

Về cơ bản, GapoWork tích hợp hơn 20 tính năng bao gồm:

– Các nhóm tính năng cơ bản của một mạng xã hội bao gồm: trang cá nhân, trang chủ, nhóm chung, bài đăng đa phương tiện, live-stream

– Các tính năng phục vụ giao tiếp đa phương thức: chat, gọi điện, gọi video, họp zoom, nhắn tin thoại

– Tính năng quản trị và phối hợp thực hiện công việc

– Các tính năng phục vụ quản trị tổ chức bao gồm: Thiết lập sơ đồ tổ chức, màn hình báo cáo

– Cuối cùng là các tính năng giúp người lao động trong doanh nghiệp giảm bớt các tác vụ thủ công như chấm công, phê duyệt đơn từ, đặt lịch, nhắc lịch…

Cụ thể,

Nhà quản trị tổ chức có thể thiết lập không gian làm việc số chung của toàn tổ chức, chia thành các phòng ban, chức năng và thêm các thành viên theo sơ đồ tổ chức (file excel hàng loạt, hoặc số điện thoại/email từng cá nhân). Như vậy, mỗi thành viên khi tham gia vào không gian làm việc số chung của tổ chức đã có ngay một profile (tường cá nhân) đầy đủ thông tin về: Chức vụ, phòng ban, ngày sinh, số điện thoại, email để các thành viên khác có thể tìm kiếm và liên hệ khi cần thiết.

Tuỳ theo setup, nhưng thường các tổ chức sẽ mặc định thêm các thành viên của một phòng ban vào nhóm chung của phòng ban đó (các nhóm này có nút để tự động sinh ra một nhóm chat tương ứng, với đầy đủ các thành viên trong nhóm chung) để phối hợp thực hiện và trao đổi công việc. Điều này có nghĩa là người vào sau có thể biết được toàn bộ quá trình hoạt động trước đây của phòng, các thành viên đang hoạt động và hệ thống tài liệu đã và đang được sử dụng. Ở chiều ngược lại, ngay từ khi bắt đầu tham gia vào tổ chức, họ cũng có thể đóng góp vào tri thức chung của nhóm phòng ban công việc.

Bên cạnh nhóm chung phòng ban, nhà quản trị có thể lựa chọn xây dựng một nhóm chung mặc định cho toàn thể thành viên công ty để phổ biến toàn bộ thông tin quan trọng của tổ chức. Khi trở thành nhóm mặc định của tất cả các thành viên, mỗi thành viên mới tham gia tổ chức sẽ được tự động thêm vào nhóm này (và ngược lại, khi xoá/vô hiệu hoá, 1 tài khoản cũng sẽ không được tiếp cận với thông tin trong nhóm này nữa).

Điểm đặc biệt của GapoWork so với các nền tảng khác là các thông tin chia sẻ trong quá trình hoạt động trong một tổ chức không mất đi kể cả khi một account không còn hoạt động. Điều này đảm bảo sự toàn vẹn thông tin trong tổ chức, dù có các biến động về nhân sự.

Giống với hình thái của một mạng xã hội thông thường, GapoWork sở hữu các tính năng đăng tải bài đăng đa phương tiện như: Bài đăng dạng text, file media (ảnh/video), livestream, tạo khảo sát trên tường cá nhân, đăng tải một hoặc nhiều file… Đặc biệt, GapoWork cho phép một bài đăng không hạn chế định dạng, người dùng có thể tạo một bài đăng có cả ảnh, text, và các file… Điều này giúp cho việc truyền tải thông tin được trọn vẹn nhất.

Điểm đặc biệt GapoWork là các thành viên có thể trao tặng huy hiệu ghi nhận lẫn nhau mọi lúc mọi nơi, để thể hiện sự đánh giá với đồng đội. Việc ghi nhận này là không giới hạn chỉ ở cấp trên với cấp dưới, mà có thể giữa nhân viên với nhau hay nhân viên cũng có thể ghi nhận lãnh đạo. Điều này thúc đẩy tinh thần đội ngũ đúng lúc và kịp thời. Các huy hiệu cũng có thể được mỗi tổ chức thiết lập theo đúng nhu cầu và văn hoá đặc trưng của mình, không bó hẹp trong bộ huy hiệu ghi nhận mặc định của nền tảng.

Ngoài ghi nhận, một tính năng được phát triển riêng cho nhóm doanh nghiệp/tổ chức cũng rất đáng chú ý là khả năng đặt câu hỏi cho mọi thành viên trong tổ chức. Các câu hỏi này có thể gửi theo dạng công khai hoặc ẩn danh, người được nhận câu hỏi có thể lựa chọn trả lời công khai hay trả lời qua tin nhắn với người hỏi. Như vậy, ở góc độ Nhân viên, có thể thoải mái bày tỏ quan điểm hoặc nguyện vọng với các nhà lãnh đạo mà không sợ các rắc rối có thể xảy tới sau này.

Các tính năng hỗ trợ giao tiếp và tương tác trên GapoWork cũng được chăm chút cho độ hoàn thiện khá mượt mà. Gần như các tính năng nào trên các phần mềm Chat khác đều có thể bắt gặp ở GapoWork: Chat 1:1, Chat nhóm, Gửi text, chat thoại, audio call, video call, gửi tập tin, gửi hình ảnh, tạo bình chọn, tìm kiếm file/link/file media… Một điểm thú vị có thể nhiều người không biết trên GapoWork là tổ chức có thể tự sáng tạo và update bộ sticker của mình lên GapoWork cho anh em sử dụng trong các cuộc hội thoại. Điều này làm nên chất riêng đầy tính vui vẻ sáng tạo của tổ chức.

Điểm khác biệt đáng chú ý nhất có lẽ là GapoWork tích hợp trực tiếp Zoom trên nền tảng, điều này cho phép có thể tạo cuộc họp online trên tường chung (hoặc trong nhóm chat), gửi tin nhắn, thông báo, nhắc lịch đến mọi thành viên liên quan. GapoWork còn tự động gửi file bản ghi cuộc họp lên ô cửa sổ chat để ai cũng có thể download (so với việc mua một tài khoản Zoom trước đây, việc này tiện hơn rất nhiều vì ai cần thì cũng có thể tiếp cận thông tin ngay, chứ không cần qua bất kỳ đầu mối nào).

Một điểm mạnh không thể quên nhắc tới với GapoWork là tính năng tìm kiếm “xuyên biên giới”. Có thể tìm người, nhóm, nội dung, thậm chí là tập tin chỉ với một lệnh tìm từ khoá, điều này giúp giảm tải thời gian tìm kiếm thông tin tổ chức rất nhiều.

Tính năng hỗ trợ giao việc và quản lý công việc cũng đã có, nhưng vẫn dừng ở mức độ cơ bản. Có thể quản lý và giao việc, phân công công việc theo task, deadline và mức độ ưu tiên. Tính năng này phù hợp với việc quản lý công việc nội bộ của mỗi team trong một tổ chức, hoặc quản lý công việc cá nhân.

Trên GapoWork còn tích hợp lịch biểu, có thể gửi thông báo về lịch họp, lịch họp zoom (các cuộc họp đã được lên lịch trên GapoWork), nhắc việc cá nhân; ngoài ra bạn có thể đối chiếu lịch họp của mình với đồng nghiệp/cấp trên để đề xuất lịch họp phù hợp cho tất cả mọi người.

Một vài tính năng khác mới đây cũng được GapoWork đưa vào là chấm công và phê duyệt. Các tính năng này đáp ứng ở mức độ cơ bản yêu cầu của một doanh nghiệp bình thường: Chấm công GPS, Chấm công Wife, chia buổi làm, xuất file excel bảng công, phê duyệt đơn xin nghỉ (có lương/không lương), xin làm remote.

Ở góc độ nhà quản trị, GapoWork cho phép admin (dùng theo từ của các mạng xã hội nội bộ) thiết lập sơ đồ tổ chức, thêm sửa xoá cùng lúc nhiều thành viên, theo dõi hoạt động của các thành viên trong tổ chức. Ngoài ra, có quyền thiết lập các tính năng như: Huy hiệu ghi nhận, phê duyệt, chấm công; Theo dõi báo cáo chất lượng hoạt động của các thành viên trên không gian làm việc số (mức độ hoạt động, số lượng tin nhắn gửi đi, số lượng công việc được tạo).

Bên cạnh việc phát triển liên tục các tính năng, chúng tôi mở cổng API cho phép các doanh nghiệp tự tích hợp các nền tảng quen thuộc trong hoạt động vận hành thường nhật của mình.

Giá trị mà GapoWork mang lại cho doanh nghiệp

Với GapoWork, điều đầu tiên cần phải công nhận là đem đến cho các thành viên sự tập trung gần như tuyệt đối trong giờ làm việc, khác với trước đây sử dụng các nền tảng khác sẽ lẫn với tin nhắn của các mối quan hệ cá nhân. Chỉ như vậy thôi cũng đã giúp cho năng suất lao động được cải thiện.

Ngoài ra, các thông tin trong tổ chức cũng được tập hợp và lưu trữ trên một nền tảng, giảm tình trạng thất thoát, sai lệch thông tin.

Với bộ tính năng như trên, GapoWork cung cấp đủ gần như toàn bộ bộ tính năng cần thiết nhất cho mỗi nhân viên thực hiện công việc hằng ngày của mình, vì thế cũng giảm thiểu chi phí mua nhiều giải pháp vận hành nhỏ lẻ.

Nhìn rộng ra, các giá trị mà GapoWork mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:

Tăng cường sự gắn kết và hợp tác thông qua việc xây dựng một môi trường làm việc mà các thành viên dễ dàng tương tác, hỗ trợ lẫn nhau.
Thúc đẩy năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp qua việc xây dựng các quy trình quản lý, vận hành công việc,.. một cách tự động hóa.
Phát triển văn hóa tổ chức khi các đóng góp của nhân viên được ghi nhận, mối liên kết giữa các đồng nghiệp trong công ty được xây dựng một cách gắn kết, chặt chẽ.
Lưu trữ tài nguyên thông tin cho tổ chức: Các thông tin quan trọng trong tổ chức giờ đây đã được lưu trữ lại một cách khoa học, dễ dàng tiếp cận và tìm lại khi cần.

4. Video

Video giới thiệu GapoWork:

5. Đánh giá Ưu/ Nhược điểm của GapoWork

Ở mỗi nền tảng đều sẽ có những điểm mạnh và những điểm cần cải thiện, thay đổi và GapoWork cũng vậy.

Về ưu điểm:

Tích hợp hơn 20+ tính năng trên một nền tảng duy nhất, giải quyết hầu hết các nhu cầu trong doanh nghiệp.
Giao diện nền tảng tối ưu, thân thiện và dễ sử dụng cho mọi người, thuộc mọi lứa tuổi.
Kết nối ổn định, không bị gián đoạn giúp công việc được diễn ra 1 cách liền mạch.
Các tính năng trên nền tảng được thiết kế độc đáo, sáng tạo, thông minh và phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau trong công việc

Về nhược điểm:

Một vài tính năng mới đáp ứng ở mức cơ bản, chưa phục vụ cho nhu cầu quản trị của tổ chức/doanh nghiệp quy mô lớn
Không có bản miễn phí, chỉ cho dùng thử 30 ngày, sau đó thu phí cho toàn bộ account
Gọi là lưu trữ dữ liệu nhưng GapoWork chưa cho phép xử lý tài liệu trực tiếp trên GapoWork, vẫn cần phải lưu file .doc hoặc file excel

Vừa rồi là những thông tin chia sẻ về GapoWork: Là gì, các tính năng, giá trị đem lại, ưu/ nhược điểm của nền tảng này. Đừng quên để lại những thắc mắc của bạn để chúng tôi có thể giải đáp một cách nhanh và chính xác nhất.